Dans le cadre de son exercice, un médecin remplaçant est souvent amené à se déplacer d’un cabinet médical à un autre, voire à séjourner temporairement dans un lieu différent de sa résidence principale.
Quelles sont les déductions et les modalités de comptabilisation pour les frais de déplacement des médecins remplaçants ?
Tous ces frais engagés pour l’exercice de la profession peuvent, sous certaines conditions, être déduits du résultat imposable. Toutefois, il est essentiel de bien comprendre quelles dépenses sont déductibles, dans quelles limites et comment les justifier. On vous propose un tour d’horizon de la législation fiscale et quelques bonnes pratiques de tenue comptable dans le cadre du régime de la déclaration contrôlée. Si vous êtes médecin remplaçant dépendant du régime micro-BNC, c’est l’abattement forfaitaire qui remplace la déductibilité de ces charges.
Les principes généraux de déductibilité
Lien direct avec l’activité professionnelle
Pour être déductibles, vos frais de déplacement doivent être engagés dans l’intérêt direct de votre activité de médecin remplaçant. Autrement dit, ils doivent être nécessaires à l’exercice professionnel et distincts des dépenses personnelles.
Justification et réalité des dépenses
La législation exige que toute dépense déduite soit appuyée par des justificatifs (factures, tickets, relevés kilométriques, etc.). Vous devrez notamment conserver ces pièces justificatives pendant la durée légale.
Caractère raisonnable et proportionné
Enfin, le montant des frais doit être en adéquation avec l’activité, c’est-à-dire ni excessif ni étranger à vos besoins professionnels.
Quels frais de déplacement sont déductibles ?
Les frais de transport
Concernant les transports en commun, billets de train, d’avion, ou encore de bus nécessaires pour se rendre sur votre lieu de remplacement sont déductibles. Les frais annexes (frais de bagages, surcoûts éventuels, etc.) peuvent également l’être, sous réserve de conserver les justificatifs.
Si vous utilisez votre véhicule personnel, deux options principales s’offrent à vous :
- Les frais réels : vous déduisez toutes les dépenses liées à l’usage professionnel du véhicule (carburant, assurance, entretien, réparations, amortissement/loyer en cas d’acquisition, de crédit-bail ou de location longue durée). Vous devrez alors tenir un carnet de route pour distinguer la part d’utilisation professionnelle et la part d’utilisation personnelle. Seule la portion liée à l’activité de médecin remplaçant est déductible.
- Le barème kilométrique : l’administration publie chaque année un barème permettant d’évaluer de façon forfaitaire le coût d’utilisation d’un véhicule. Vous appliquez ce barème au nombre de kilomètres parcourus pour l’activité.
Les frais d’hébergement
Si votre remplacement se trouve loin de votre domicile, vous pouvez être amené à louer une chambre d’hôtel ou un logement (Airbnb, etc.) pendant la durée de votre exercice. Ces frais sont déductibles dès lors qu’ils sont engagés exclusivement pour les besoins de l’activité (impossibilité de rentrer à son domicile, éloignement, etc.). Vous devez conserver la facture de l’hôtel ou la plateforme de location.
À noter que les frais de ménage, de service, etc. sont également déductibles s’ils sont inclus dans le cadre du séjour professionnel.
Les frais de repas
Si vous mangez sur le lieu de remplacement, les frais de repas peuvent être déductibles lorsqu’ils sont engagés pendant vos déplacements professionnels, surtout si vous ne pouvez pas rentrer déjeuner à votre domicile. Généralement, la déduction est limitée à la fraction qui dépasse le “coût d’un repas à domicile”, qui fait chaque année l’objet d’une évaluation forfaitaire.
Si vous êtes dans l’obligation de vous restaurer sur place en raison d’horaires particuliers ou de la continuité du service médical, ces frais peuvent également être déduits. Conservez bien vos tickets et vos factures pour justifier de la nature professionnelle de vos repas.
Comment organiser la comptabilisation de ces dépenses ?
La tenue d’un carnet de déplacements
Lorsque vous pratiquez essentiellement des remplacements, vous êtes amené à vous déplacer régulièrement. Afin de pouvoir calculer les charges liées à vos frais professionnels, nous vous conseillons de tenir un carnet de déplacements (ou un tableau Excel) recensant pour chaque jour :
- Le lieu de remplacement ou d’intervention,
- Le motif du déplacement (consultations, visites à domicile, etc.),
- Le nombre de kilomètres parcourus,
- Le mode de transport utilisé,
- Les éventuelles dépenses de péage ou de stationnement,
- Les frais de repas (si pertinent).
Cet outil indispensable vous permettra de calculer les frais de transport, surtout si vous optez pour le barème kilométrique et de fournir des informations précises à votre comptable.
La collecte systématique des justificatifs
Comme énoncé plus haut, vous devez impérativement conserver :
- tous vos titres de transport : billets de train, d’avion, de bus, etc. ;
- vos factures d’hôtel, de location de voiture, ou de location de logement temporaire ;
- toutes les factures de carburant et d’entretien ;
- pour une location de véhicule, le contrat et les factures liées ;
- les tickets de caisse ou notes de restaurant qui correspondent à des repas professionnels.
Le classement pour votre comptabilité et la transmission à votre comptable
Afin de pouvoir facilement réaliser votre comptabilité, vous pouvez organiser vos justificatifs par type de dépense (transport, hébergement, repas) et par ordre chronologique. N’hésitez pas à mentionner au dos de chaque pièce la date, l’objet du déplacement et le contexte (remplacement chez Dr X, par exemple). Si vous êtes suivi par un expert-comptable, transmettez-lui ces justificatifs de façon claire et récurrente : mensuellement ou trimestriellement, selon la fréquence convenue.
Points de vigilance
Attention, certains frais peuvent être considérés comme excessifs ou non justifiés. Par exemple, des dépenses sans facture ou “de confort” peuvent être exclues de la déduction. La charge de la preuve pèse sur le contribuable : veillez à pouvoir justifier la nature et la nécessité des dépenses.
Choix du mode de déduction :
Si vous optez pour les frais réels liés à votre véhicule personnel, vous devrez enregistrer de manière exhaustive toutes les dépenses (carburant, assurance, entretien, etc.). Le barème kilométrique est plus simple, mais peut parfois s’avérer moins avantageux selon vos kilomètres parcourus et le type de véhicule.
Conclusion
La déductibilité des frais de déplacement constitue un levier important pour optimiser votre fiscalité de médecin remplaçant. Qu’il s’agisse des frais de transport, d’hébergement ou de repas, la règle clé est la justification de l’intérêt professionnel et la bonne tenue des justificatifs. En pratique, la mise en place d’un carnet de déplacements et le classement méthodique de toutes les pièces comptables vous facilitent considérablement le travail, ou celui de votre comptable, et sécurisent votre déclaration fiscale.
Un dernier conseil : Chaque situation pouvant présenter des spécificités (type de véhicule, durée des remplacements, localisation, etc.), n’hésitez pas à échanger régulièrement avec votre expert-comptable ou à en solliciter un pour définir la méthode de déduction la plus adaptée et vous assurer du respect des obligations fiscales.
Enfin, si vous souhaitez réaliser une estimation de vos revenus lors d’un remplacement, vous pouvez utiliser notre simulateur de revenus.




